Sep 14

Sep 14 Membrii - cheia unui club Toastmasters!

Am tot încercat să public vinerea aceste articole însă este imposibil, ca și data trecută tot sâmbătă apuc să dau publish.

Un club este nimic fără membrii lui. Așa că al treilea om în club sau al treilea element al Sfintei Treimi este Vicepreședintele de Membri. VPM pe scurt.

Îndatoriri
Ai 2 mari îndotoriri în club: să aduci membrii și să faci planuri pentru retenția lor. Asta înseamnă că vei fi foarte vizibil - pentru că ești prima și cea mai puternică impresie pe care o primește membru. Este perioada în care va fi nevoie să mergi la multe evenimente pentru a „propovădui” Toastmasters. Timp de un an ar trebui ca și bunica ta să își dorească să vină la o ședință - atât de mult să vorbești oamenilor despre clubul tău.

Colaborări
Lucrează alături de Vicepreședintele de Educație pentru a face un kit de membru nou (dacă nu există unul). Acesta va trebui să conțină informațiile necesare - documente despre roluri, prezentări ale căilor educaționale, datele de contact și ce face fiecare ofițer, dar și informații despre evenimentele Toastmasters de la nivel de club, arie, divizie și district - astfel încât noul membru să aibă o imagine de ansamblu a modalităților de dezvoltare.

Alături de Vicepreședintele de Relații Publice (vezi articolul anterior pe tema aceasta) fă un kit pentru invitați - cu informații despre întâlniri, programul educațional, pașii pentru înscriere etc. Vezi mai jos o listă de recomandări la capitolul acesta. VPPR-ul și cu tine organizați campanii de recrutare și pe canalele de promovare ale clubului. Principalul tău KPI (Key performance index) este numărul constant de membrii. Un club sănătos ar trebui să aibă între 30 și 40 de membri, pe toată perioada anului. Prin rotație, aproximativ 50% dintre aceștia vor fi activi (participă cu asumarea de roluri la ședințe). Asta înseamnă că la întâlniri veți avea 15 oameni care să facă întâlnirile să fie productive.

De fiecare dată când există un membru nou vorbește cu Președintele. Faceți o tradiție din prezentarea acestuia în fața clubului. Asta dacă nu aveți o ceremonie de votare oficială.

Relații
Încearcă să fii prezent la fiecare întâlnire și să ai activitate. Fă cunoștință cu toți invitații și menține relația cu ei. La finalul ședinței cere-le opinia și invită-i și la următoarele. Explică-le programul educațional, metoda de înscriere și oferă-le un formular. Fă un dosar în care să ai toate aceste formulare. Dacă membrii încetează să mai vină la întâlniri ia legătură cu ei și vezi ce se întâmplă. Menține pulsul tuturor și asigură-te că primesc ceea ce doresc de la club.

Fă un formular în care să iei datele de contact și periodic transmite un newsletter, poți să folosești revista Toastmasters pentru inspirație și nu uita să le dai un call to action (să vină la întâlnire) și datele de contact (ale tale și ale VPPR-ului).

Păstrează informații cu cei care doresc să se înscrie și care au spus că nu e de interes, din când în când ia-le pulsul celor din prima categorie și întreabă-i dacă au nevoie de informații suplimentare. Invită-i la evenimentele clubului (concursuri sau maratoane sau întâlniri speciale).

Participă la evenimentele de arie, divizie și district - fă-ți conexiuni și schimb de experiență și informații cu ceilalți VPPMii. Dacă găsești idei interesante aplică-le! Nu e nevoie să reinventezi roata.

Încă din primele luni ale mandatului caută să ai o echipă și să îți pregătești un înlocuitor - acesta poate să preia din rolul tău când nu ajungi la întâlniri.

Campanii
Practic, tot mandatul tău este o campanie de recrutare continuă. Însă, sunt acele perioade de Toastmasters în care aduci premii clubului dacă organizezi campania așa cum trebuie. Ce trebuie să faci în aceste perioade?
Să adaugi clubului 5 membrii noi, duali sau reinstituiți. Veți primi o panglică cu titlul premiului de pus pe steag și 10% discount de la magazinul TMI.

Smedley Award - 1 august - 30 septembrie
Este perioada de reînoire a apartenenței la club, așa că este foarte ușor de obținut. Cu puțin efort, fiecare membru își poate plăti taxa mai devreme. Așa va ajuta clubul. Dar pentru a face asta e nevoie să știe ;)
Talk Up Toastmasters 1 februarie - 31 martie
Este perioada de mijloc a mandatului tău. Un maraton sau un eveniment special este perfect în perioada aceasta, implică membrii. Roagă-i să aducă cunoscuți la acest eveniment. Unii dintre ei ar putea deveni colegii tăi de club.
Beat The Clock 1 mai - 30 iunie
Este finalul tău de mandat și managementul timpului este unul dintre lucrurile pe care le învățăm în Toastmasters. Asigură-te că închei rolul de VPM cu BANG! Lasă clubului moștenire un număr impresionant de membrii activi. Așa că programează din timp campania și încheie frumos!

Toate cele de mai sus pot fi (și ar trebui să fie) o colaborare între tine și VPPR - sigur va avea idei de promovare minunante!

Kit de membru nou
- O scrisoare de bun venit semnată de către Președinte sau de către tine;
- Informații despre club, District și Toastmasters la nivel internațional;
- Protocolul unei întâlniri normale (aplauze, faptul că nu se vorbește în timpul discursurilor, că nu se comentează evaluările sau că telefoanele pe silențios în timpul ședinței);
- Informații despre Pathways, Basecamp și easy club (dacă îl folosiți);
- Costurile calității de membru;
- O revistă Toastmasters Intl și una a Diviziei (sau măcar link-ul la cea online);
- Structura Toastmasters International (poți imprima imaginea de mai jos);
- Nume, poziția și datele de contact ale fiecărui ofițer;

Metode de retenție
- Sună când membrii absentează
- Asigură recunoașterea fiecărui membru
- Premiază realizările
- Asigură-te alături de restul ofițerilor că întâlnirile sunt amuzante
- Organizează evenimente tematice, întâlniri sociale, team-building-uri
- Cunoaște nevoile pentru care fiecare a venit în club
- Fă-ți echipă (oamenii implicați vor fi mai dornici să participe la ședințe)
- Organizează „Moments of truth” pentru a lua pulsul clubului
- Asigură-te că există etichete pe care invitații și membrii să își treacă numele, ofițerii să le aibă în permanență pentru a fi ușor recunoscuți
- Fii deschis la idei noi din partea membrilor
- Ascultă! (caută articolul despre ascultare activă și pe cele despre feedback)
- Folosește abilitățile membrilor pentru a îi ajuta să avanseze și să fie parte din creșterea clubului
- Formează prietenii și cunoașteți fiecare coleg de club
- Arată că îți pasă, zâmbește și fii cald cu oamenii când vin la tine
- Invită din timp în timp foști membri sau pe cei inactivi
- Află de la colegii de club care sunt beneficiile de a fi membru Toastmasters
- Încurajează membrii să avanseze
- Ține întâlniri atipice
- Convinge-i să vină la întâlnirile de divizie și district
- Când nu ajunge unul dintre vorbitori - organizează o sesiune de brainstorming pentru idei de recrutare membrii noi sau de îmbunătățire a ședințelor
- Organizează o întâlnire de orientare - în care vorbești despre rolurile din TM și dă idei membrilor cum să fie cât mai creativi
- Respectați durata ședinței
- Trimite newsletter către membrii inactivi
- Organizează sesiuni educaționale și mini traininguri
- Din timp în timp schimbă locul ședinței
- Făceți activități în echipă
- Rezolvă conflictele prompt și echitabil
- Organizează ședințele așa cum vor membrii
- Motivează și oferă din experiența ta membrilor mai noi
- Oferă cărți sau diplome pentru roluri sau ajutor în organizarea evenimentelor
- Organizează sesiuni dedicate celor aflați la început - oferă-le susținere și prezinte-le metode de implicare
- Asigură-te că oamenii știu că pot veni oricând la tine și la VPE să povestească
- Expune membrii la evenimentele și informațiile din lumea Toastmasters
- Conectează-te cu membrii prin mai multe canale (telefon, email, social media etc)
- Ia testimoniale de la membrii pentru a le folosi în campanii
- Promovează membrii
- Folosește anonim un sondaj GRAPE (Growth, Recognition, Achievement, Participation, Enjoyement), din timp în timp, roagă membrii să noteze de la 1 la 4 cum simt că sunt bifate cele de mai sus. Încurajează-i să dea sugestii printr-o rubrică separată
- Implică toți membrii în retenție
- Întreabă membrii vechi de ce au plecat

Însă, înainte de orice fă cu sufletul rolul și lucrurile se vor aranja. Rolul tău de lider în club este acela de a crește alți lideri, așa că fi un exemplu și un om pe care colegii tăi de club să se poată baza.