Într-un club Toastmasters sunt roluri de management - care au o durată de un an. În aceste roluri ai oportunitatea să înveți și să aplici management de proiect, strategie, leadership și management. Cum? Păi e simplu, la 1 iulie când preiei clubul în unul dintre aceste roluri ești în punctul A. Ai nevoie să faci o strategie care să crească clubul până în punctul B - finalul mandatului tău. Aici începe managementul de proiect - de ce ai nevoie ca să se întâmple strategia, (făcută tot de tine) cum, când, unde etc. Vei lucra să crești potențiali înlocuitori, aici dezvolți leadership-ul pentru că vei putea să pui în aplicare multe dintre abilitățile necesare. Iar management - vei avea task-uri, vei avea echipă. Avantajul Toastmasters este că poți să dai greș și să înveți din asta, ca apoi atunci când ești pus în fața unei oportunități de acest gen la locul de muncă deja să știi ce ai nevoie să știi.

Ca parte a unuia dintre proiectele mele de Toastmasters - scriu pe blog articole care au legătură cu subiectul. Am decis să fac asta în fiecare vineri, însă din păcate la acest articol pentru că am vrut să strâng mai multe informații a durat mai mult. În următoarele 9 săptămâni voi scrie un articol în care să vorbesc despre fiecare rol de management a unui club Toastmasters: Președinte, Vicepreședinte de Relații Publice, Membri și Educație, Secretar, Sergent, Trezorier și Fost Președinte. Articolele se vor baza pe experiența mea și ce am văzut că funcționează în cele 4 cluburi din care am făcut parte de-alungul timpului. Voi folosi de asemenea, orele de coach și mentor pentru a avea articole complexe. Îmi doresc să fie de folos celor care sunt la început în Toastmasters și au pășit în papucii echipei de conducere a clubului. Așa că am întrebat câțiva oameni care au avut rolul de VPPR - ce ar fi vrut să știe la începutul rolului. Și uite așa s-a conturat acest articol. Evident că poți să apelezi la site-ul Toastmasters pentru informații despre asta.

Dacă te întrebi de ce am ales acest rol pentru a deschide seria articolelor, este pentru că VPPR-ul este fața clubului. POZA! Am auzit în anii mei de Toastmasters oameni care fac referire la VPPR ca Vicepreședinte de Relații cu publicul. Ar putea fi pentru că tu ești cel care oferă informații însă este mult mai complex, nu stai la casierie și nu încasezi bani - pentru că asta înseamnă de fapt, relații cu publicul. Însă într-o organizație vorbim de Relații Publice - adică să faci oamenii să vorbească despre tine fără a îi plăti să o facă. Să oferi conținut și materiale, inspirație și informație. Ca om de PR construiești reputație, imaginea organizației, faci planuri pe termen lung, înseamnă că lansezi o comunicare bi-direcțională la audiențe diferite și influențezi prin campaniile tale.

Acum hai să purcedem la chestii din realitate și să le lăsăm pe cele din cărți la o parte.

Dacă ai fost ales VPPR primul lucru pe care trebuie să îl faci este să ai niște obiective măsurabile:

Câte platforme vrei să folosești? Ai materiale, abilități și timp să dezvolți conținut pentru fiecare? Câte postări pe săptămână vrei să ai?
Câte persoane vrei să aduci la întâlnirile clubului, în fiecare lună?
Îți faci o echipă alături de care să lucrezi?

Acum dacă ți-ai răspuns la acestea - pune la cale un calendar al postărilor. Eu folosesc așa ceva, l-am luat de pe unul dintre site-urile pe care le urmăresc, l-am adaptat la ce aveam eu nevoie și mă ajută mult în activitatea mea. Ai nevoie de numbers (Apple), excel (WinOffice). Personal, folosesc Google Drive - este rapid, îl pot accesa de pe telefon și face schimbări în timp real, iar la asta se mai adaugă și faptul că așa au posibilitatea să vadă documentele atât echipa mea + cât și cei pe care îi aleg eu. În cazul tău poate fi toată echipa de ofițeri + echipa ta de PR.

Dacă te uiți pe linia de jos a pozei - vei vedea că platformă are o partiție. Acolo poți să îți scrii statusurile, să pregătești pozele de care ai nevoie (și să adaugi unde este cazul vizualurile). Să pui persoanele care te pot ajuta. Postările le poți programa pe Facebook și Instagram (din content creator -ul de la Facebook). Pe LinkedIn va trebui să intri în ziua în care vrei să postezi, la fel și pe celelalte platforme. Însă când ai inspirație - poți dezvolta conținut în acest document pentru câteva săptămâni și să nu stai zilnic să te lupți cu asta. La ce te ajută planificarea? La o petrecere eficientă a timpului și a activității.

Pentru tine ca VPPR este important să îți iei doar informațiile care te interesează din acest articol și ce se poate aplica la clubul tău. Un an de implementat o strategie ca cea de mai jos, pe toate platformele înseamnă un an de Social Media Manager de trecut la experiență în CV. Acum hai să vorbim un pic despre fiecare platformă în parte și ce e recomandat să faci.

Facebook
Aici contează: comment, share, mesaje private, rating la pagina clubului. Răspunde la fiecare în parte, într-un mod politicos. Mulțumește și încurajează oamenii să intre în legătură cu tine, să vorbească despre experiența lor în club. Acolo unde ai mesaj privat sau oameni care au dat „interested” la ședințe - îi poți aborda într-un mod non-invaziv, explicându-le poziția ta în club. Poți să le spui că ești acolo să le răspunzi la întrebări sau nelămuriri - dacă asta îi ajută să ia o decizie cu privire la venirea la ședință. În această fază nu îi invita să dea share sau like - ci doar caută să stabilești o conexiune. Vor avea o față prietenoasă și dacă nu știu pe nimeni în club - pot fi mai deschiși să vină.

Postări:
Dacă ai o strategie clară și faci campanii susținute - ai material pentru postări zilnice. Însă, e ok să ai și 3 - 4 postări pe săptămână + strategia de eveniment (vezi mai jos). Oamenii sunt interesați să vadă ce fac cunoscuții, să afle informații și să vadă chestii haioase. Pentru statusuri - îți recomand să citești cele două articole pe care le-am scris pe blog - cu formule de copywriting și scriere creativă. Nu uita să ai call to acțion: fă ceva, citește, vino, dă share. Fă un mix între postări simple, video (atât încărcat pe platforma facebook, cât și din alte platforme), live-uri, poze, citate.

Eveniment
Înainte de ședință
Fă evenimentul a doua zi după întâlnirea clubului, sau cel târziu sâmbăta dinainte. Scrie o descriere diferită la fiecare eveniment. Dezvoltă o poveste pornind de la tema ședinței. Invită-i toți cei care au dat like paginii. Plus prieteni care știi că ar fi interesați. Fă share pe propriul wall, scriind de ce ar trebui lumea să fie interesată. Roagă membrii clublui să facă la fel (dar mai ales ofițerii). Poza evenimentului - în ton cu tema. Numele evenimentului să fie altul de fiecare dată. Nu pune „ședința 234 Toastmasters Orașul de sus.” Poți păstra Toastmasters mereu în titlu, pentru consecvență.
A doua zi după ce ai făcut cele de mai sus, începe să postezi. Oferă în eveniment informații despre cei care vor urca pe scenă. Poze, citate, descrierea discursurilor + titlul, merge o postare pe zi ca să nu agasezi. Nu uita să dai tag persoanei despre care vorbești.

În timpul ședinței - event
Postează o poză de la începutul întâlnirii și fă o trecere în revistă a ceea ce se întâmplă în ziua respectivă.
Prezintă-te invitaților, pune pe agendă un QR code sau platformele unde postezi despre activitatea clubului. Spune-le când vor fi postate pozele - cere-le acordul. Dacă au revenit, cere-le prietenia pe facebook și întreabă-i dacă îi deranjează să îi tăguiești tu în poze.
Circulă o foaie în sală prin care să ai acordul pentru poze, plus datele de contact ale persoanelor (nume și adresă de email) te vor ajuta dacă vrei să trimiți newsletter sau o campanie de mail.
Din timp în timp, merge un live - măcar cu persoanele care știi că sunt mai dezinhibate.
După ședință - event
Fă un album cu pozele de la eveniment pe pagină și dă share în evenimentul ședinței. Astfel, cei care nu au venit vor vedea ce au pierdut :). Postează doar acele poze care sunt de calitate și care nu pun în posturi neplăcute persoanjele. Dacă sunt cu gura deschisă sau ochii închiși, strâmbându-se sau într-o poziție nu foarte pozitivă - nu fă public nimic. Gândește-te dacă ar fi poza ta - ți-ar plăcea să ajungă într-un ziar local? Dacă da, atunci postează-o, dacă nu, nu!

LinkedIn
Aici îți recomand ca pe lângă pagină să faci și un grup. Dacă o iei de la zero vei avea nevoie de implicarea și susținerea întregului club pentru a crește comunitatea. Este o platformă profesională - oamenii asta caută la paginile pe care le urmăresc. Dacă te apuci de asta, fă măcar 2 postări pe săptămână - fă experiețe și vezi în care zile ai audiență mai bună. Apoi păstrează-le. Experiența Toastmasters este considerată de unele companii - experiență profesională. Poți să îți pui activitatea în CV. La fel ca și la facebook, contează comentariile și share-urile, la pagină și implicarea la grup.
Pentru postările de aici ai nevoie de articole de blog, poze mai profi decât cele de pe Facebook, merge bine și video (mai ales încărcat direct în paltformă, nu via Youtube). Nu uita să dai tag (@) persoanelor pe care le prezinți sau paginile de unde iei informații. Așa vei ajunge la rețeaua persoanelor respective și vei crește pagina.
Oferă idei cu privire la vorbitul în public - cum poate fi îmbunătățit, citate despre Leadership, povești ale oamenilor din club. Invită oamenii să te viziteze la ședințe.

Instagram
Este o platformă vizuală - ai grijă ca pozele pe care le postezi aici să aibă acel „ceva”. Dacă este cineva mare fan Insta în club - roagă persoana să te ajute cu pozele, dar și cu o creștere a numărului de urmăritori. Dă tag la alte cluburi, la profilele persoanelor care apar în poză și dezvoltă o listă de hashtag-uri (#) propice clubului tău.
Ce contează aici? Îl las pe Robert Katai să îți spună mult mai clar decât mine ce anume să urmărești la contul tău. Dacă nu ai ales deja să faci un cont business - îți recomand - te va ajuta să vezi lucrurile de care vorbește Robert. Pentru știri de social media și informații cool din zona digitală, plus un podcast super nice îți recomand să îi dai „Follow”:

Youtube
Dacă faci parte dintre cluburile care filmează ședințele ai materiale din plin. Ideal ar fi să editezi fiecare discurs și să le montezi cu un intro și un outro - specific clublui tău. Apoi să le urci pe platformă. Asigură-te că ai o descriere pe larg, cu numele vorbitorului, câteva cuvinte despre club - unde și când se întâlnește, pe ce platforme este activ etc. Pune tag-uri pentru o indexare mai bună. Apoi fă share prin mesaj privat către membrii clubului. Despre algoritmulul youtube poți citi în articolul meu de aici.

Blog sau site
Dacă aveți deja unul sau este în lista ta să dezvolți asta o poți face pe o platformă gratuită, în primă fază. Sau poți găsi buget sau pe cineva care să sponsorizeze proiectul. Aici însă ideal ar fi să ai oameni care să își dorească să scrie. Poți „vinde” ideea clubului cu ajutorul Vicepreședintelui de Educație - pentru că la nivelul 4 din Pathways oamenii pot alege să înceapă un blog pentru a trece peste anumite proiecte, asta înseamnă că este nevoie să scrie articole. Având deja o platformă a clublui o pot folosi pentru a își atinge obiectivul educațional. Iar VPE-ul poate fi parte din inițiativa ta de PR.
Aici ai nevoie de niște cunoștințe de SEO pentru a te ajuta să crești vizibilitatea. Poți verifica foarte simplu lucrurile și afla despre ce înseamnă Search Engine Optimisation (felul în care google alege să îți pună site-ul mai sus sau mai jos). Fie urmărești și utilizezi auditul de pe site-ul lui Neil Patel, fie iei un app de SEO Check - unde ți se vor oferi informații pe care să le poți folosi.

Poți aborda bloggeri pe care să îi inviți la ședințe - să vadă cu ce se mănâncă. Fă o recenzie a oamenilor care se ocupă de asta la tine în oraș, Kooperativa 2.0 este o platformă unde poți vedea o listă întreagă de bloguri în funcție de zonă. Oferă-le conținut de calitate și în timp ți se va răsplăti munca. Poți prelua parțial articole de la ei - cu trimitere către blogul de unde vine articolul.

Google
Fă Tag pentru locul unde se ține întâlnirea, cei care folosesc Mpas să te poată găsi ușor (la fel și pe Waze ;) free publicity). Din când în când caută clubul și vezi unde apare - ce site-uri, care e vibe-ul. Informațiile sunt la zi? Nume echipă de ofițeri, ziua în care vă întâlniți, locul. Dacă nu, abordează proprietarul site-ului și roagă-l să te ajute cu modificarea. Spune-i de asemenea, că este binevenit la întâlnirile voastre.

Ai aici cum pui un nou loc pe harta de la Waze:

Stories
Disponibile pe Facebook (pagină, event și grup), Instagram și Youtube - folosește-le des - te ajută să ajungi la oameni care nu te urmăresc în mod tradițional și la care postările tale nu ajung în mod organic.

Cele de mai sus pot părea multe, mai ales dacă nu ai experiență, însă într-o săptămână - dacă te organizezi bine îți ia undeva la 2- 3 ore. Dacă faci editare video, la început va dura mai mult, dacă nu ai experiența - însă după ce prinzi gustul vei face asta și pentru clipurile tale. Însă nu trebuie să faci asta doar tu - găsește oameni în club care să facă parte din echipa de PR. Cineva să se ocupe de Insta, altcineva să te ajute cu youtube-ul sau facebook. Așa fiecare va învăța și tu vei face partea de coordonare.

Viața ne-digitală:

Promovarea se poate face și offline - poți alege să mergi la radio sau la televiziuni și să vorbești despre experiența Toastmasters. Ia un coleg (ă) - împarte emoțiile la 2 ;). În România sunt cluburi care au prezență săptămânală la emisiuni radiofonice și asta le ajută la un număr mai mare de invitați / membrii. Trimite comunicate de presă către ziarele din localitate - când se organizează un maraton sau o ședință specială. Acordă interviuri jurnaliștilor. Fă-te vizibil ca oamenii să știe că pot să te abordeze pe teme de vorbit în public sau leadership, educație și dezvoltare personală. Dacă ai un avizer în clădirea unde vă țineți ședințele pune acolo afiș pentru a îi anunța pe vizitatorii clădirii de existența voastră.

Mergi la evenimente și oferă cărți de vizită, ia cuvântul și pune întrebări prezentându-te de la Toastmasters, tipărește fluturași și gândește-te la un newsletter trimestrial sau lunar (după inspirație)
Roagă niște fotografi să vină să vă facă poze mai profi. Fă mini ședințe foto și dă pozele membrilor. Dacă pozele sunt reușite și oamenii își schimbă imaginea de la profil roagă-i să dea tag la club, dar și către fotografi - va fi publicitate pentru fiecare dintre voi.
Alături de Vicepreședintele de Membrii organizează evenimente de socializare, pe lângă cele de după ședință. Pot fi seri de boardgames sau de filme unde membrii să își aducă prietenii. Organizează ședințe demo în companii.
Imprimă abțipilduri cu datele clubului și când se întâmplă ședința. Fă-le colorate și haioase, și oferă-le membrilor pentru a le pune pe laptopuri sau a le lipi la locul de muncă în zona comună (cu acordul companiei, normal). Lipește stickerele pe revistele Toastmasters și lasă-le la blocurile de lângă sau la evenimente de socializare. O idee genială a avut-o Trisha care lasă revistele prin cafenele sau la zona de cafea din bloc.

Design
Nu e nevoie să știi Photoshop, Adobe Illustrater sau alte programe de design pentru a lucra pozele, fluturașii sau orice alte materiale pentru club. Instalează Canva - pe mobil te va ajuta din mers. De pe laptop vei putea face adevărate frumuseți. Însă, înainte de toate nu uita de regulile de brand ale Toastmasters pe care le poți găsi ușor pe site-ul Toastmasters.org. Sau caută pe Google: Toastmasters Brand Manual.

Ia o aplicație de făcut Gif-uri și folosește-o pentru a avea postări de vineri sau de weekend, și stories - ceva mai lejer. Atenție mereu ca pozele să nu pună persoana într-o poziție neplăcută. Vezi mai sus.

Vorbește cu managerul de comunicare de pe divizie și de la district - trimite-le materiale despre clubul tău pentru o promovare exponențială. De asemenea, poți face clubul să fie prezent în Revista Toastmasters Intl - fie prin scrierea de articole, fie prin poze de la întâlniri. Trimite materiale conturilor de Instagram, Facebook și LinkedIn pentru a folosi această oportunitate internațională de promovare.

A fi PR într-un club poate fi cea mai frumoasă experiență și cu ajutorul tău și o strategie clară și stabilită clubul tău va crește. Este însă important ca fiecare ofițer să își facă treaba bine. Și să colaborați, pentru că degeaba îi aduci tu în sala de ședințe pe invitați dacă educația nu este de calitate sau birocrația este greoaie pentru că nu există o bună intermediere. Însă ține doar de tine dacă folosești rolul să înveți sau să devii mai bun în zona asta! Efortul pe care îl depui este egal cu răsplata pe care o vei primi din jur.

Acest rol poate fi pentru tine o rampă de lansare. Poți fi remarcat și poți învăța lucruri care te vor ajuta în brandingul personal. Acum dacă vrei să îți iei un job în zona digitală sau vrei să crești un business propriu - experiența din Toastmasters te va ajuta foarte mult. Asigură-te că ai așteptări realiste, dezamăgirea poate apărea oricând pentru că lucrurile nu se vor întâmpla peste noapte. Dacă ai avut noroc de un om care și-a făcut treaba - ai pe ce să construiești, dacă nu…roadele muncii tale se vor vedea abia pe final de mandat. Important este să ai un succesor alături de care să implementezi strategia. Vinde poziția și arată cât e de frumoasă.

Și nu uita tu ești poza clubului!