Ce înseamnă VPE Toastmasters?

Al doilea articol din seria dedicată managementului clubului Toastmasters are ca subiect principal Vicepreședintele de Educație. Inițial voiam să scriu despre cel dedicat membrilor însă pentru că peste o săptămână țin o sesiune de traininguri dedicată ofițerilor, am decis să aleg educația.

Vicepreședintele de Educație (VPE) în Toastmasters este liantul clubului prin faptul că fiecare membru intră într-un fel sau altul destul de mult în legătură cu el. Tu ești cel care ar trebui să știe adevăratul motiv pentru care am venit în Toastmasters, dar și cel care îmi facilitează călătoria spre atingerea scopului meu. Îți recomand ca pe lângă citirea acestui articol să ai în vedere și citirea manualului de VPE. Acolo vei afla că ești cel care înlocuiește președintele, că ai voturi de acordat și că ai destul de multe datorii de îndeplinit în această calitate. Și că este poate cel mai WOW rol pe care îl poți avea în TMI :D

Acum din experiența mea (am fost de mai multe ori Vicepreședinte de Educație) sunt patru arii în care VPE-ul ar trebui să fie extrem de implicat și să dețină multe informații. Ești un exemplu pentru club, și oamenii caută credibilitatea. Dacă încă nu te-ai înrolat în Pathways - nu mai aștepta. Ești în Toastmasters pentru că îți plac provocările și vrei să înveți. Cum poți refuza o oportunitate ca asta? Hai intră pe toastmasters.org și vezi ce cale îți recomandă evaluarea? Ți se potrivește? Atunci activează-o. Sau alege-o pe aceea menită ție. Nu îți face probleme! Poți continua în paralel și proiectele din Legacy ;) Vei avea mai multe metode de dezvoltare - super plus! 

Acum hai să vorbim practic și din experiență. Ziceam mai sus că ai 4 arii ca VPE pe care trebuie să le stăpânești.

1.Programul educațional 

În Legacy (cum se numește vechea metodă de învățare din Toastmasters) fiecare membru avea manuale pe care le aducea la fiecare întâlnire și evaluatorul îți nota acolo sugestiile. Acum există Pathways - un program mai complex și online. Poate îți aduci aminte că am scris un articol în care vorbeam despre numărul de abilități pe care le poți învăța sau perfecționa în TMI. Atunci erau peste 180, acum acestea se apropie de 300 de competențe, multe dintre ele perfecte pentru era digitală în care trăim. Asta pentru că Pathways este o metodă modernă de învățare, un mix de educație între e-learning, self-study, introspecție, on-the-job (în club) și on the going (prin felul în care aplici informațiile în viața ta de zi cu zi).

sursă: Rhys Davis Toastmasters

De ce trebuie ca VPE-ul să fie Guru Pathways al clubului? Pentru că este un sistem complex, pe alocuri însă neintuitiv și dacă membrii nu au un ghid care să le facă viața ușoră și care să le faciliteze procesul de învățare ar putea să aibă frustrări. Iar frustrările pot duce la plecarea oamenilor din club. După ce ai deprins lucrurile pe care trebuie să le faci în base-camp - cum se numește platforma în care ai salvate toate informațiile tale, îți dai seama că de fapt nu e chiar așa complicat. Iar dacă cineva îți explică primii pași - experiența va fi cu atât mai frumoasă. Ghidul este și va fi mereu VPE-ul. (Acum înțelegi de ce trebuie să fii în Pathways? Ca să ai răspunsuri la întrebări ;))

Ți-am vorbit deja despre căile pe care le poți studia și ce abilități principale dezvoltă fiecare în articolul de aici. Așa că nu o să mă mai repet! Însă tu ca VPE - este nevoie să cunoști toate aceste informații pentru a ajuta membrii noi să aleagă calea care îi ajută să își atingă scopul pentru care au venit în club. 

De fiecare dată când cineva va termina un nivel tu vei intra pe base-camp pentru validare și apoi vei merge înapoi pe toastmasters.org la club central pentru a adăuga un nivel educațional. Prima parte îl ajută pe membru să treacă mai departe, a doua ajută clubul tău la adunarea punctelor DCP (Distinguished Club Program - o modalitate de a da da rating calității cluburilor din TMI). Iar educația este baza, oferind clubului 5 puncte din 10.

2.Programul de mentorat

A doua arie, dar poate cea mai importantă este mentoratul. Este oarecum obligatoriu deoarece după ce atingi nivelul 3 dintr-o cale - ți se deschide meniul de Mentor. Practic, dacă vrei să finalizezi o cale (cu toate cele 5 niveluri) va trebui să iei sub aripa ta măcar un om pe care să îl ajuți să pornească în Toastmasters. Asta nu înseamnă că toată lumea va dori să facă asta. În calitate de VPE - este nevoie să ai o listă clară a celor care sunt mentori - membrii cu mai multă experiență și care doresc să facă acest lucru și fără obligativitatea programului educațional. Și o listă cu cei care sunt mentorați. Din când în când este bine să verifici că cei doi se întâlnesc și pregătesc împreună discursurile - sau dacă o relație nu este în simbioză să te asiguri că mentee-ul primește un alt mentor.

Dintre cluburile pe care le cunosc, cele mai puternice sunt acelea în care există un program puternic de mentorat, pe lngă un grup de bază de măcar 10 persoane. Pentru că oamenii se văd, povestesc, se leagă prietenii și asta aduce beneficii clubului. Și încet - încet asta duce la maturitate, duce la un grup omogen pe care poți pune baza pentru că știi că sunt implicați și realizează beneficiile. 

Fă un program și stabilește clar ca măcar lunar mentorul și mentee-ul să se vadă, sau să aibă un skype meeting sau video call-uri. Bifează de fiecare dată când acest lucru se întâmplă și când nu, verifică să vezi dacă poți ajuta cumva. Adu mereu la zi programul și fă modificări instant când apar, îți vei ușura viața. Plus, vei știi și fără să intri în base-camp unde este fiecare membru din punct de vedere educațional. Fă întâlniri trimestriale cu toți mentorii, va fi o oportunitate de schimb de experiență, și pentru tine să vezi ce provocări au și cum le fac față. 

3. Coaching 

În calitate de VPE ai oportunitatea să îți dezvolți foarte mult abilitatea de a pune întrebări. Cei care vin în TMI au de obicei, două scopuri - vor să învețe să vorbească în public și/sau vor să își dezvolte leadership-ul. Însă pentru a le atinge pe acestea au nevoie de obiective. Știu care sunt acestea?

Pentru a explica mai clar diferența dintre obiectiv și scop voi folosi o metaforă vizuală. Să spunem că ești pe malul stâng al râului. Apa nu este foarte adâncă, dar este extrem de rece. Vrei să fii pe malul drept. Scopul tău este să traversezi râul fără să te uzi. Ai găsit o potecă de pietre pe care dacă pășești cu grijă pe fiecare dintre ele, vei putea traversa în siguranță. Unele sunt mai mici, altele mai mari, unele mai grunjoase, altele mai alunecoase. Fiecare piatră reprezintă obiective. Atingându-le pe fiecare, la final îți vei atinge și scopul. Are sens?

Ca VPE vei descoperi alături de membru care îi sunt obiectivele, pentru că mulți le confundă cu scopul. Însă prin întrebări, prin ascultare activă și vizualizarea potențialului vei reuși să ghidezi membrul către obiective, și în final… către atingerea scopului. 

4. Trainingul

Tu ești persoana care deschide ușile în Toastmasters. Tu ești cel care oferă căi de învățare celor dornici. Și pe lângă a le vorbi oamenilor despre bootcamp-uri și despre evenimentele de divizie și district, e nevoie să o faci și acasă în club. Și faci asta prin sesiuni de training. Fă-ți un program în care să te asiguri că măcar o dată pe lună membrii clubului tău au parte de o sesiune de mini-training sau workshop. Temele pot fi variate însă recomandarea mea este să aibă legătură cu acele abilități pe care oamenii caută să le dezvolte. Poate fi despre cum să faci un design de prezentare, sau cum să faci un podcast. Poate fi despre limbajul non-verbal sau despre dicție. Cum începi un blog sau un videoblog. Poate fi despre evaluări motivante sau despre scrierea unui discurs. Temele sunt multiple și dacă ești la început de drum și nu ai inspirație poți consulta din Legacy proiectele „Succesful Club Series” sau „Leadership Excellence Series”. Acestea sunt niște manuale care au grupate o serie de mini traininguri, menite să ajute fiecare membru să se dezvolte. Sunt ușor de ținut, aduc informații utile pentru dezvoltarea clubului și pentru cei care vor să lucreze partea de leadership - acesta poate fi o mică parte din dezvoltarea lui. 

Sursă: Toastmasters

Fiecare membru se dezvoltă în ritmul lui și tu ca VPE trebuie să te adaptezi. Uneori e greu pentru că vezi potențialul persoanei și vrei mai mult - însă nu este călătoria ta. Tu ești doar ghidul și viteza ta, este viteza colegului de club. Vei investi mult și momentele tale de glorie vor fi când oamenii vor atinge obiective educaționale, vor fi momentele lor de glorie. Prinde-le și laudă-i pe oameni în club, printează diploma din sistem și oferă-le-o în fața colegilor. Vorbește cu VPPR-ul și vorbește despre ei în social media. Ca leader nu va fi niciodată despre tine, ci va fi mereu despre ei. Este oportunitatea ta de a crește alți lideri. 

Identifică potențialul și fii lipiciul care îi ține în Toastmasters, oferă-le direcții pentru a crește, în timp ce crești și TU alături de EI.