8 lucruri pe care să le faci când intri într-o video-conferință - ghid

Trăim vremuri interesante, majoritatea dintre noi suntem izolați acasă. Activitatea s-a mutat în multe dintre cazuri în online. Asta s-a întâmplat și la job, în sesiunile de coaching, în Toastmasters - unde majoritatea ședințelor se țin pe platforma zoom, așa că la orice oră te poți conecta la o întâlnire oriunde în lumea asta. Și da, aceștia au renunțat la bariera de 40 de minute pentru video-conferințe de grup de ceva vreme.

Citeam azi într-un articol din NYTimes că majoritatea adolescenților se organizează în conferințe pe această platformă și că practic, majoritatea dintre noi trăim în zoom. Da, cam așa se simte! Iar pentru cei care nu au experiență pe partea aceasta este o încercare de adaptare rapidă.

Și uite așa în ultima săptămână, de când lucrez de acasă sunt mai conectată și atentă la obiceiurile pe care le am în online. Poate chiar mai mult decât până acum. Pentru că deși lucrez într-o companie foarte digitalizată cu multe unelte la dispoziție, prețuim timpul petrecut față în față și încercăm pe cât posibil să avem întâlniri fizice. Șansa mea în toată situația asta: am fost pregătită pentru această izolare și mutare în conferințe video a tuturor activităților.

În ultimele 5 zile am participat la multe evenimente și cursuri dedicate design-ului online. Cum faci prezentări sau cum ții traininguri, la sesiuni internaționale de schimb de know-how pe care alții cu mult mai multă experiență în partea aceasta le-au oferit. Am asistat inclusiv la simulări de concursuri online cu participanți de pe toate continentele.

Cu ce am rămas după ce am văzut și auzit multe? Cu o listă de pregătiri pe care să le faci înainte de a participa la o video-conferință:

1. AUDIO: Asigură-te că ai o pereche de căști cu microfon pe care le poți folosi. Nu te baza pe cele incorporate în laptop. Merge să folosești și un sistem hands-free, dacă nu ai altceva la îndemână.

• Cât nu vorbești sau nu ai implicare activă ține sesiunea pe „mute”. Activează sonorul doar când ai ceva de adăugat. Așa nu riști să audă toată lumea cum se bat felinele la tine acasă :) sau cum discuți cu jumătatea despre ce veți mânca sau altele ;)).

2. VIDEO: Fii pregătit să te alături întâlnirii cu video, nu doar cu sunet! Adică ideal ar fi să îți aranjezi părul, să te fi spălat pe dinți și să ai măcar un tricou sau o cămașă pe tine ;) (pentru „așa nu” cu privire la freză, vezi pozele de mai jos, ora 6 dimineața și fără cafea la bord). La doamne nu recomand maieu (din experiența mea de aseară) vei arăta ca și cum ai fi în sutien. Alege o cămașă sau o rochiță sau un tricoul lejer, dar nu ceva cu bretele ;)

3. CONTACT VIZUAL: Când privești - fă-o spre în cameră - așa oamenii vor simți că te uiți la ei. Caută niște cărți și pune laptopul pe o poziție mai ridicată, astfel încât să îți vină ușor să privești în ea.

4. FUNDAL și IMAGINE: Fă curat! Și când zic asta mă refer la ce se vede în fundal, dar și în jur. Sau alege un loc din casă unde ceea ce se vede în spatele tău este optim: un perete, o bibliotecă, un poster.

• Evită să te poziționezi cu spatele la o fereastră. Dacă nu e noapte, vei fi contre-jour ceea ce te va face să arăți ca un cap negru din care izvorăște lumina. Ideal este să fii cu fața spre sursa de lumină naturală sau să ai o veioză în zonă care să îți lumineze trăsăturile, mai ales dacă ești într-o parte mai întunecată a casei sau e seară și nu vrei lumină puternică în cameră.

• Zoom îți oferă această opțiune fundal virtual, vezi cum poți să îl activezi în imaginile carusel de mai jos, fă click pe poză și vei trece la următoarea. Dacă vrei să folosești această caracteristică va trebui să ai în spate un fundal verde (poți folosi o afiș sau un material în această culoare, pe care să îl prinzi deasupra liniei camerei). Evită să porți alb, buline sau dungi. Altfel vei arăta ca mine în pozele de mai jos (nu obosit și fără cafea, ci translucid :)):

5. DETALII TEHNICE: Fă posibil să te vezi de la mijloc în sus dacă va trebui să vorbești, și ești genul (ca mine) care dă mult din mâini. Dacă îți permite locul și tehnologia (căști și cameră performantă) stai în picioare, ca oamenii să vadă cum te miști. Nu uita de poziția camerei, să fie undeva într-o zonă înaltă. Senzația de a sta pe podea uitându-te în sus la cineva care vorbește este un pic incomodă. Așa că evită să vorbești „de sus” la cameră / laptop.

6. AJUTOARE VIZUALE: Dacă ai prezentare și vei dori să lucrezi cu keynote, ppt-ul, prezi, sau cu whiteboard-ul fă repetiții, în avans. Ia în calcul delay-ul dintre ce se vede la tine și ce apare la ceilalți participanți (acesta poate fi de câteva secunde bune).

• prezentarea trebuie să fie mai puțin complexă decât într-un training obișnuit sau o prezentare față în față. Fii atent să nu fie încărcată!

• dacă ai recuzită, atunci când o prezinți nu o mișca rapid prin fața camerei - riști să obții acel efect de blurare împiedicând oamenii să vadă ce anume vrei să le arăți.

• fii atent la culorile pe care le arăți, acestea apar diferit pe fiecare ecran în funcție de calibrarea făcută.

7. INTERACȚIUNI: Spre deosebire de o sesiune live dacă ai secțiune de întrebări și răspunsuri - explică foarte clar cum vrei să primești răspunsurile - în scris pe chat, sau vocal. Acordă o bucată de timp pentru partea asta.

• vorbește rar (delay-ul de care vorbeam mai sus pe video poate fi și pe zona audio). Interacționează cu publicul și nu transforma sesiunea în una de terapie în care te vindeci de „nevorbire”.

• dacă vrei să ai interacțiuni cu publicul, la fel ca la întrebări spune-le clar ce vrei să facă - să își deschidă microfonul și să vorbească sau să îți scrie pe chat (public sau doar ție).

• dacă ai exerciții poți folosi menti, doodle, sli:do sau polls de la google. Dacă ai versiunea „pro” a zoom-ului poți face poll-uri direct din platformă, iar la exerciții să îi împarți pe camere separate.

8. Dă pauze dese dacă plănuiești o conferință mai lungă ca durată, pune un timer pe ecran și spune când vă întoarceți din pauză specific (ex: ne întoarcem la 12.30, nu în 5 minute sau jumătate de oră). De asemenea, asigură-te că timer-ul (dacă există unul la întâlnire) este transmisiunea pe care o ai fixată pe ecran, așa vei fi mereu încadrat în timp și vei arăta respect pentru cei care sunt în conferință alături de tine.

BONUS: adu cu tine apă înainte de a fi „live”. Așa nu vei pierde nimic și vei avea și vocea hidratată, vei avea mai puține „plescăieli” și întreruperi pentru a ți-o drege.

LE: Acest articol întră la capitolul „Resurse de training” pe care îl public în fiecare miercuri și face parte din seria „Viață de trainer”