TEDxPiațaUniriiED
E greu să scrii ce înseamnă să fii parte din echipa de organizare a unui TEDx, mai ales când este unul pe educație - un subiect drag sufletului meu. Și e și mai greu să scrii pe blog în perioada de organizare a unui astfel de eveniment, pentru că fiecare moment liber este împărțit între cei dragi și viața ta și lucrurile necesare pentru a te asigura că lucrurile se mișcă!
În noiembrie când am primit invitația de a mă alătura echipei organizatoare, am luat-o ca pe o altă provocare a carierei mele de om de comunicare. Acum serios ce om cu minte întreagă la cap ar refuza să își pună un astfel de eveniment în palmares? Am construit site, am făcut strategia de comunicare pe facebook, articole și comunicate de presă, am avut un super mare ajutor în persoana Grațielei care m-a ajutat enorm pe partea de implementare și de scriere atunci când eu nu reușeam să fac ce ne propusesem. Tot ea a fost și îngerul care lua notițe din discursurile vorbitorilor, în timpul evenimentului și eu mă concentram pe scenariu tehnic, sau alte lucruri necesare, dar mâncătoare de minute. Cum s-a văzut evenimentul prin ochii colegei mele de comunicare vei vedea în curând printr-un articol scris chiar de ea și găzduit aici :).
Un lucru pe care multă lume nu îl ia în considerare este că evenimentele TEDx se fac pe bază de voluntariat, echipa de organizare sunt 90% din ei oameni care au un serviciu la care trebuie să fie prezenți și care le necesită atenția. Apoi în timpul lor liber se ocupă ca evenimentul să iasă așa cum vezi tu în clipuri, sau dacă ai fost în sală la unul - cum ai văzut pe scenă.
Înainte de cele câteva ore pe care spectatorii le petrec cu ochii pe scenă și vorbitorii își spun cuvinte de încurajare în spatele cortinei stau ore întregi de muncă:
pregătirea planului tehnic (lumini, camere, sunet, muzică, editare, scenografie, prezentări, fotografi, vizualuri pentru scenă etc)
parteneriate - dacă echipa de organizare este în sistem de voluntariat, ai nevoie de parteneri care să ofere plătitorilor de bilet experiențe de la cafea la mâncare, la cadouri la venire, mini-evenimente pe care oamenii să le încerce în pauze etc. Nu le poți oferi vizibilitate în social media și nici în media obișnuită - însă le poți oferi mult „word-of-mouth” și vizibilitate la fața locului - dacă au și oamenii potriviți (care să vorbească și să le facă plăcere să interacționeaze cu oameni, nu să stea propriți pe un scaun și plictisiți) sau produsul pe care să îl prezinte e cu atât mai bine.
planul de comunicare cu un manual de brand relativ restrictiv în ceea ce privește felul în care le arăți vizibilitate partenerilor, și concentrându-se enorm pe vorbitori și pe speakeri - ai nevoie de nume și de cunoștințe în ceea ce privește felul în care funcționează comunicare pentru a te asigura că ajungi acolo unde vrei: de la site cu seo, la campanii pentru facebook (dacă ai sponsorizări și ai buget și pentru asta), la ce spui despre vorbitori (nu toți îți trimit informațiile în timp util și tu trebuie să te adaptezi sau să folosești sfântul google), ce faci înainte de eveniment, în timp și după, rolurile pe care le poate deține fiecare în echipă, vizualuri și multe alte detalii fără de care s-ar putea ca la un moment dat să nu iasă chiar așa cum ți-ai dorit tu.
producție eveniment poate ai crede că asta intră tot în zona de comunicare însă nu, ai nevoie de oameni pregătiți care să știe cu ce se măncâncă și să aibă conexuni, să știe ce să ceară și de unde, să știe ce înseamnă producția de materiale, scenografie atât a sălii, cât și a celorlalte zone ale evenimentului.
un bun manager de proiect, care la fiecare moemnt al zilei (sau al nopții cum era cazul nostru de multe ori) să poată intra și spune cine ce face, să dea telefoane, să vorbească cu presa, cu alți membrii din echipă, să facă bugetul, să țină legătura cu speakerii și să te ajute practic acolo unde tu sau cineva din echipa ta nu poate face ceva.
antrenor pentru vorbitori - cineva cu experiență în oratorie și zona de vorbit în public care să faciliteze un proces de pregătire pentru vorbitori - de la exerciții de încălzire a vocii, ceva ușor de dicție, până la cum să arate prezentarea pe spate sau cum să se îmbrace vorbitorii.
poate partea cea mai importantă a oricărui eveniment TED: vorbitorii și discursurile lor - aceștia trebuie să fie conștienți că va fi nevoie de câteva sesiuni de pregătire pe care echipa proiectului le vor organiza. Și că e cheie să participe. Poate părea simplu, dar vorbim în medie de minim 100 de spectatori, de lumini care îți bat în ochi, de cască pe post de microfon, faptul că îți auzi vocea în difuzoare, că vei trăi emoții mult mai puternice decât dacă ai vorbi în fața la 20 de oameni.
voluntarii! la noi echipa de bază a organizării a fost de 12 oameni - și crede-mă că unii au tras la propriu zi și noapte și weekend-uri, în timp ce lucrau full-time. Pe lângă noi, cei 12 însă au fost și alți 15 voluntari care în ziua evenimentului s-au ocupat de lucruri mici, dar extrem de importante: montat roll-up-uri și spidere, mutat frigidere cu băuturi, descărcat materiale, făcut punguțe pentru participanți, alergat în timpul evenimentului după mâncare pentru echipă, lucruri de tipărit, prelungitoare orice detaliu, care însă uitat putea duce la un potențial dezastru. Și cu aceștia este necesar să ai întâlniri și să le spui real care sunt așteptările tale. Să le spui și că evenimentul înseamnă de la 8 dimineața, până târziu mult în noapte spre a doua zi.
După terminarea evenimentului încep alte ore pe care cei din echipă le depun pentru a se asigura că discursurile ajung la voi, editare video, muzică, vizualuri, incorporarea prezentărilor vorbitorilor în video-urile care se urcă pe youtube, comunicarea post eveniment (newsletter, comunicat de presă, poze), traduceri ale video-urilor (dacă discursurile au fost în limba română, este nevoie de traducere în limba engleză).
Ce am învățat eu din experiență?
că experiența de teatru, organizare de concerte și vorbit în public îmi folosesc zi de zi - dar mai ales acolo unde m-aș aștepta mai puțin.
la fel ca la un loc normal de muncă, este important să știi că te poți baza pe echipa din care faci parte.
să fiu pregătită pentru orice, mai ales pentru neprevăzut.
energia pozitivă se simte și se transmite.
oamenii care sunt schimbarea pe care o vor în lume sunt rari și e bine să îi ții aproape.
nimic nu iese fără muncă, dar când tragi linie ai energie pentru cel puțin o săptămână.
fiecare lucru în care te implici, fiecare echipă nouă din care faci parte te învață lucruri noi.
noaptea te caută inspirația, dacă nu ești prea ocupat să dormi.
ai nevoie de un om care să suporte, să te înțeleagă și să te susțină când tu dedici timpul pe care ar trebui să îl petreceți împreună unui proiect, timp de mai multe luni.
să scriu un scenariu de prezentator, încercând să îi respect stilul și simțul umorului și să râd cu gura până la urechi când acel prezentator se asigură că toată sala știe că eu, ANA, ai scris ceea ce el spune :)
Acum citind cele de mai sus, de câte ori te-ai întrebat ce stă în spatele unui eveniment în ore, număr de oameni, km de cabluri, ore de montaj, design și scenarii? Te invit să faci asta cu proxima ocazie și să trimiți un gând frumos către cei care s-au asigurat că tu ai o experiență plăcută de care să te bucuri. Și poveștește și la prietenii, pentru că munca de calitate e nevoie să fie recompensată prin laude, aplauze și zâmbete.
